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La norme NF 525 pour la location saisonnière en France

Les utilisateurs de logiciel en France doivent faire face à une nouvelle norme restrictive en matière de facturation, et ce depuis le 1er janvier 2018. Il s’agit de la norme NF525 qui vient lutter contre toute forme de fraudes dans les systèmes d’encaissement des liquidités et de la comptabilité de tous les logiciels disponibles sur le marché.

Qu’est-ce que la norme NF525 exactement?

Il s’agit d’une norme française qui oblige les entreprises à être certifiées en ce qui concerne la qualité et la sécurité du traitement de données correspondant à la vente de tout produit.

Cette norme s’applique à toutes les activités exposées à la TVA et qui enregistre des paiements via un logiciel d’encaissement, de comptabilité ou de gestion. L’objectif est de disponibiliser sur le marché des systèmes sécurisés de gestion de flux financiers, d’éviter les fraudes à la TVA et d’assurer que les documents n’ont pas été manipulés posterieurement. La norme s’applique à tous nos clients dont le siège se situe en France et dans les DOM-TOM.

Cette nouvelle restriction provient d’une mesure européenne anti-fraude de 2016. Chaque pays européen peut établir ses propres critères selon la norme d’origine. En termes de pénalisations, il s’agit d’amendes allant jusqu’à 7500 euros pour les systèmes non-conformes.

Certificat de Conformité pour Avantio

Nous sommes fiers de vous confirmer qu’Avantio a été certifié NF 525 par INFORCERT, acrédité par l’AFNOR (Agence Française de Normalisation).

Pour être conforme à la norme, nous avons mis en place des modifications supplémentaires et des mesures de sécurité au sein de notre logiciel de gestion. Ces changements comprennent :

  • Un nouveau modèle de facturation: Un modèle de facturation adapté aux exigences de la NF 525 a été créé. Ce modèle s’appelle « default invoice nf525 » et il inclut tous les champs requis.
  • Factures et reçus: Ils ne peuvent être supprimés sous aucun prétexte. Tous les mouvements administratifs sont enregistrés et sont archivés. Cela assure que ces données ne peuvent pas être modifiées ou supprimées par une tierce partie. Cela vous permet également de fournir un historique complet des ventes en cas de contrôle fiscal.
  • Edition: Vous ne pouvez rien éditer sur la facture une fois que celle-ci a été créée, ni la corriger à la main. Si la facture créée est incorrecte, vous devrez créer une autre facture.
  • L’option de remboursement ne peut pas être utilisée dans notre système. En France, les remboursements doivent être effectués avec le même numéro de serie. Donc, vous devrez créer un nouvelle facture d’annulation avec un montant négatif. Exemple : si vous avez effectué une facture de 100€ avec le nº de série F2018 / 01, pour l’annuler vous devrez créer une nouvelle facture avec un montant négatif de -100€ avec le nº de série F2018 / 02.
  • Les nº de série de la facturation: Vous ne pouvez disposer que d’un numéro de série actif à la fois. Si un nouveau numéro de série est créé et gardé, à partir de cet instant les numéros de séries antérieurs ne peuvent plus être utilisés.
  • Les champs de facturation obligatoires: Les champs indiqués sur le modèle de la facture proviennent des exigences de la norme française. Nous avons optimisé la sécurité de la base de données grâce à un classement digital, grâce à des signatures électroniques et une exportation des transactions. Si une facture (avec un modèle personnalisé) ne comprend pas tous les champs obligatoires, vous ne pouvez pas finaliser la facturation jusqu’à ce que tous les champs requis soient corrigés ou ajoutés.
  • Une facture par réservation: Vous ne pouvez pas créer des factures si le total de la réservation n’est pas payé. Vous pouvez uniquement créer une facture par réservation et un reçu peut être édité pour les accomptes.

Notre objectif est d’offrir les meilleures solutions technologiques pour vous permettre d’être le plus compétitif possible sur le marché et de vous fournir les meilleurs outils qui sont en conformité avec les dernières exigences des législations en vigeur.

N’hésitez pas à nous contacter pour plus d’information.

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